360億方云企業(yè)云盤助力某頭部電動車集團重塑文件協(xié)同體系

某電動車集團是我國電動車行業(yè)頭部企業(yè)之一，銷售網(wǎng)絡(luò)遍布全球100個國家，連續(xù)5年行業(yè)全球銷量第一 。

(相關(guān)資料圖)

該集團自成立以來，專注于產(chǎn)品的自主研發(fā)和創(chuàng)新，歷經(jīng)多年發(fā)展，已成為電動兩輪車及零部件研發(fā)、生產(chǎn)及銷售于一體的高端電動兩輪車“智”造企業(yè)。

1、業(yè)務(wù)增長帶動需求升級，集團文件管理系統(tǒng)急需迭代

近年來，隨著銷售渠道和市場覆蓋范圍的進一步拓展，該電動車集團的市場規(guī)模大幅增長。與此同時，其所積累的包括產(chǎn)品研發(fā)文件、員工培訓(xùn)文件等核心知識資產(chǎn)數(shù)量日益增多。

雖然，該電動車集團在早期就搭建了企業(yè)文件管理信息系統(tǒng)，但面對當前海量的文件存儲和處理需求時，集團原有文件管理系統(tǒng)缺乏信息共享能力、存儲能力有限、安全防護機制不完善等缺陷逐漸顯露，進而導(dǎo)致企業(yè)核心知識資產(chǎn)保障受到了較大威脅。具體表現(xiàn)為：

1.1文件數(shù)量大幅上升背景下，傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)能力受限

在傳統(tǒng)文件管理體系下，分散在員工電腦上的大量文件資料，雖可以通過NAS硬盤進行統(tǒng)一存儲。

但這一模式下，一方面，企業(yè)文件存儲成本高，并且一旦遇到NAS硬盤損壞、病毒入侵、服務(wù)器癱瘓等情況，極易造成資料丟失；

另一方面，企業(yè)還經(jīng)常需要專門安排員工定期將NAS硬盤中的文件資料進行統(tǒng)一收集整理再上傳至企業(yè)知識庫，導(dǎo)致文件管理成本居高不下。

1.2安全防護機制不完善，企業(yè)核心文件泄露風險高

作為行業(yè)頭部企業(yè)，該電動車集團文件資料，如新型產(chǎn)品設(shè)計圖紙等文件常具有較高涉密性。

但在傳統(tǒng)文件管理體系下，該電動車集團在文件安全管控方面存在諸多漏洞，導(dǎo)致集團核心利益易受損害，具體問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：

第一， 企業(yè)文件分散存儲在員工電腦中，文件流轉(zhuǎn)無法進行統(tǒng)一管控，核心信息泄露風險較高；

第二， 圖紙文件無法預(yù)覽，在需要對客展示時，常需要下載導(dǎo)出文件，使得文件泄露風險加??；

第三，員工離職時，由于傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)不具備文件統(tǒng)一回收能力，導(dǎo)致如果圖紙交接出現(xiàn)遺漏、交接不齊等情況，則存在文件丟失和機密外泄的風險。

1.3缺乏跨部門協(xié)同能力，員工辦公體驗差

經(jīng)過多年大力發(fā)展，該電動車集團內(nèi)部成立數(shù)十個業(yè)務(wù)部門，包括產(chǎn)研、銷售、市場等。

然而，各部門間普遍缺乏完善的協(xié)同辦公機制，尤其是在文件流轉(zhuǎn)方面，由于跨部門協(xié)同性較弱，導(dǎo)致信息同步能力差強人意，員工辦公體驗也始終無法有效提升。

例如，該電動車研究院需要和各部門確認3C認證參數(shù)表格，則需要各個部門挨個溝通填寫，溝通成本高、效率低。

1.4信息收集和下發(fā)難度大，企業(yè)多級管理能力亟待優(yōu)化

該電動車集團內(nèi)部除了數(shù)十個業(yè)務(wù)部門外，還下設(shè)了諸多子公司。因此，企業(yè)經(jīng)常需要向各部門下發(fā)政策、培訓(xùn)資料等文件材料。

然而，在傳統(tǒng)文件管理體系下，如果同一時間需要下發(fā)的文件數(shù)量多、體積大，則很難通過企業(yè)微信等渠道發(fā)送，并且聊天記錄中的文件流轉(zhuǎn)不可控，也存在較大安全隱患。

不僅如此，信息收集也是該電動車集團常需要進行的工作，例如，采購部門通常通過企業(yè)微信向各部門收集整理采購需求、部門月度&年度需要定期收集業(yè)務(wù)復(fù)盤報告及數(shù)據(jù)等。

然而，在傳統(tǒng)文件管理體系下，該電動車集團信息收集效率低下，重復(fù)工作量大，周期漫長，并且容易出錯。

2、短板全面補足，360億方云助力文件管理體系整體優(yōu)化

基于上述在文件存儲、安全防護、協(xié)同協(xié)作以及信息收集、下發(fā)等方面的缺陷和不足，該電動車集團決定搭建新一代企業(yè)文件管理體系，通過將大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)手段融入企業(yè)文件管理流程中，從而實現(xiàn)員工辦公效率和體驗的雙重提升。

在產(chǎn)品選型階段，考慮到文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍及重要性，該電動車集團著重對廠商技術(shù)研發(fā)能力、功能完善程度、客戶服務(wù)能力、大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗等多方位因素進行了綜合考量。最終，經(jīng)過多方調(diào)研、產(chǎn)品POC測試，360億方云憑借全面領(lǐng)先的技術(shù)能力、成熟的產(chǎn)品功能、完善的服務(wù)團隊以及豐富的大型企業(yè)實際落地案例等核心優(yōu)勢，成為了該項目的產(chǎn)品供應(yīng)商。

針對該電動車集團當前在企業(yè)文件管理中所面臨的痛點和困境，在項目前期，依托自身多年大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗，360億方云為該電動車集團輸出了一套以億方云企業(yè)網(wǎng)盤為核心的企業(yè)知識管理平臺解決方案。并基于該方案所具備的海量存儲、多人協(xié)作、高安全性等核心能力優(yōu)勢對原有缺陷進行全面補足。

具體解決方案如下：

2.1海量文件集中存儲管理，助力企業(yè)級知識庫快速搭建

依托360億方云所具備的海量文件實時存儲能力，使該電動車集團員工可以通過創(chuàng)建共享文件夾隨時隨地的新建和上傳重要的辦公資料，以較低成本實現(xiàn)企業(yè)全量文件的統(tǒng)一存儲和管理，進而快速構(gòu)建起專屬于該電動車集團的企業(yè)級知識庫。

同時，基于該企業(yè)網(wǎng)盤所具備的精準檢索與便捷訪問能力，使集團員工可快速調(diào)取所需文件內(nèi)容，有效滿足各部門員工在線學(xué)習的不同需求，促進知識復(fù)用性的提升。

此外，360億方云還支持靈活拓展，使該集團在后續(xù)有擴容需求時，能夠以低成本快速是實現(xiàn)線上擴容，全面滿足高并發(fā)場景使用需求。

2.2從“點“到”面“的全域安全防護，保障企業(yè)核心無形資產(chǎn)不受侵害

360億方云具備完善的多級權(quán)限管理機制，能夠通過文件共享等能力，使該電動車集團無需通過企業(yè)微信、郵件等渠道，即可實現(xiàn)對于下屬分公司的海量文件資料實時下發(fā)，在提升文件下發(fā)效率的同時，更好的規(guī)避了在下發(fā)過程中存在的文件泄露風險；

同時，360億方云還支持權(quán)限設(shè)置，可針對不同職級的企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)層，設(shè)置不同的文件編輯權(quán)限，例如只能預(yù)覽不能下載等，進一步加固了該集團的多級管控能力；

不僅如此，在文件收集匯總時，360億方云能夠支持不同部門、不同子公司員工實時將數(shù)據(jù)上傳到指定文件夾，并且不同部門和子公司間的匯總數(shù)據(jù)互不可見，大幅提升了文件匯總收集效率，有效避免了重復(fù)性工作，進一步優(yōu)化了員工使用體驗。

3、360億方云整體部署應(yīng)用，該電動車集團實現(xiàn)多種收益和價值

文件安全保障能力全面提升。通過360億方云的整體部署應(yīng)用，在文件外發(fā)包、敏感詞檢測、多級權(quán)限管理等多種核心功能的加持下，幫助該集團構(gòu)筑了圍繞文件管理的全域安全防護體系，從文件源頭、傳播路徑多個維度阻斷了文件泄露的可能性，進而使得該電動車集團的文件安全得到了極大的保障。

海量文件存儲能力整體增強。依托于360億方云企業(yè)網(wǎng)盤解決方案的全面落地，該電動車集團實現(xiàn)了海量文件的云上統(tǒng)一存儲和管理，用戶本地文件能夠在無干擾的情況下被同步到云端，有效避免了由于終端設(shè)備損壞、丟失造成數(shù)據(jù)的流失，保護企業(yè)的無形資產(chǎn)。

同時，基于文件同步和在線共享、編輯等先進功能，幫助該集團實現(xiàn)了高效快捷的文件分發(fā)流轉(zhuǎn)，提升企業(yè)文件協(xié)作的效率。

目前360億方云已在該電動車集團天津公司率先部署使用，并取得了較為顯著的使用效果，為該集團后續(xù)辦公體系的持續(xù)數(shù)字化升級改造提供了重大的借鑒意義。

未來，雙方的合作還將持續(xù)深化，360億方云的使用場景也將由單一業(yè)務(wù)部門逐步向全集團演進，幫助該集團在文檔內(nèi)容和知識模型的基礎(chǔ)上，完成知識圖譜創(chuàng)建與關(guān)聯(lián)，并形成體系化的知識網(wǎng)絡(luò)，最終達到人、知識、業(yè)務(wù)的全連接的效果。

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